公共事業や官公庁の事業案件を受託する業者、または提案を考えている企業にとって、公募案件や入札は、競争が激しく、情報をいち早く得ることが勝敗を分けます。しかし、膨大なPDFや公募情報をどのように効率的に収集し、活用すればよいのか？という課題に直面している企業は少なくありません。全国エリアで営業活動を行っている企業はなおさらです。今回はAIを使った情報収集について書きます。従来型の情報収集の方法から、AIを使った検索方法が大切になるという記事です。
従来の入札情報収集方法とその課題
公共機関や官公庁の公募案件や入札情報を入手するためには、各発注機関のWEBサイト巡回が重要な業務になります。国や地方自治体、その他公的機関のウェブサイトを、定期的に確認する必要があり、担当者が毎日複数のサイトを巡回するという手間が発生します。案件を検索し通知してくれるサービスはありますが、更新のタイミングや、それが欲しい情報であるかはまちまちで、効率的な情報収集が課題です。
また、公募であっても、既存業者の優位性は少なからずあり、担当者が既知の業者に仕様書や参考見積もりを事前に依頼する、といったケースもみられます。この場合は、情報入手できなければ、急に公示され、提案日も短いといったことがあります。これを覆すには、年間事業における公募スケジュールや省庁の概算要求を確認の上で、自治体の担当課にヒヤリングや営業活動を常時していくことが大切です。
従来のWEB検索による情報収集方法とAIによるWEB検索の方法
従来、公募・入札案件の情報収集は、特定のキーワードを用いた単純な検索や、既知のウェブサイトの定期的な確認に依存していました。この方法では、検索者の経験と勘に基づく検索キーワードの選定が必要で、見落としのリスクが高く、また膨大な時間を要していました。
従来型WEB検索の特徴と限界
検索方法は主にキーワードの組み合わせによる単純なマッチングで、「入札」「公募」といった一般的な用語と、業界特有の用語を組み合わせて検索を行います。また、PDFや画像で公開された情報は、手作業での確認が必要でした。
AIによる広範囲な検索の利活用
現代のAI技術は、テキストベースの情報収集を超えて、多様な形式の情報を統合的に処理することが可能になっています。官公庁が公開するPDFファイルの自動解析、スキャンされた文書や画像のOCR処理、さらには説明会や記者会見などの動画コンテンツからの音声認識による文字起こしまで、あらゆるデジタルコンテンツから必要な情報を抽出できます。
例えばPerplexityではスペースとして同じカテゴリの話題を深堀りしていくことができ、Gensparkではエージェント機能として深い分析が可能、Feloでは検索した結果をマインドマップで視覚化でき、Google notebooklmでは大量のPDF文書やWEBサイトを瞬時に解析することができます。特筆すべきは これらの処理が瞬時に実行可能な点で、しかも基本機能はすべて無料で活用できる（記事執筆時点）ことです、
AI検索の活用効果
従来は個別に対応が必要だった様々な形式の情報を、AIが統合的に処理することで、情報収集の範囲と精度、スピードが飛躍的に向上しています。入札案件に関する新しい情報が、どのような形式で公開されても、即座に検知して分析することができます。
さらに重要なのは、AI技術による情報の文脈理解です。いくら解析できても、人間が判断しないと利活用できません。AIは、単なる機械的な文字認識や音声変換にとどまらず、情報の重要度や関連性を判断し、案件の優先順位付けや、提案事業領域との適合性まで分析することが可能です。これにより、人間の意思決定をサポートする、質の高い情報を提供することができます。
効率化を推進するAI入札サービスとは
ただし、こうしたAIを使った検索の利活用を、企業として独自に導入したり、社内組織で実行することは、情報保持やコンプライアンス面でのハードルが高く、人材育成にも時間がかかると思われます。
AI入札サービス Labid（ラビッド）は、AIを活用して時間のかかっていた入札情報収集を効率化するサービスです。企業が直面する入札情報収集における複数の課題を効率的に解決します。
Labid（ラビッド）の最大の特徴は、AIによる自動要約機能です。案件概要、業務内容、応募資格などの入札参加の一次判断に必要な情報をAIが自動的にサマリ化します。また、レコメンド（おすすめ機能）として、仕様書に記載の「業務内容」と、Labidに登録した「事業内容」を掛け合わせてレコメンドいたします。そのため、案件名と仕様内容の不一致や乖離が発生している場合でも、レコメンドによりユーザーが案件を発見することが可能です。
これにより、全ての書類を詳細に読み込む必要がなくなり、案件精査にかかる時間を大幅に削減され、その分の時間を実質的な営業活動に振り向けることが可能です。
まとめ
AIを活用した情報収集は、様々な形式の情報を統合的に処理でき、その内容を分析要約することで戦略をたてやすくなります。その入口であるAI検索をどのように行っていくかは、今後企業が取り組むべき課題だと思います。
＊この記事はNehan株式会社さんのご協力を得て作成させていただきました。
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