ハイブリッドセミナー開催なら　愛媛でオンライン配信を検討中の方へ

ハイブリッドセミナーとは、現地会場で行うセミナーと同時に、会場からオンライン配信も実施して、リモートでの参加を可能にするセミナーの形式です。かつて、セミナーのオンライン配信は、感染リスク対策や中止延期の代案でしたが、現在ではリアルのセミナーと配信を同時に行う、ハイブリッド形式による開催は、多様な企画と集客向上のビジネスモデルとして、セミナーの主流になりつつあります。当社では、四国愛媛県内を中心としたハイブリッドセミナーの開催業務を承っております。

ハイブリッドセミナーでは、参加者はオンラインか現地参加かを選ぶことができます。これにより、参加者は急な都合やスケジュールに合わせて希望するセミナーに参加することができ、時間や場所の制約を受けずに受講ができます。

オンンライン参加を選ぶことで、参加者は交通費や宿泊費などの費用を削減することができます。また、主催者側も会場規模をコンパクトにしたり、招待客の宿泊や食事の手配をする必要がなくなることがあり、経費を削減できます。特に県外や海外からの参加者がいる場合には、このメリットは大きくなります。ただし、効率よくやらないと、運営側が単純に倍の経費がかかる場合も考えられるので注意が必要です。

オンライン配信の選択肢を用意することで、地域や距離の制約を超えて幅広い参加者を獲得することができます。

また、登壇するゲストとして、著名人や海外の講師をオンラインで招待することも可能です。これにより、より多くの人々がセミナーに興味を持ち、新規の参加者を拡大獲得することができます。

ハイブリッドセミナーを実施することにより、オンラインとリアル参加者の双方に対して柔軟な運営ができます。資料配付とスライドの共有、ビデオ素材の再生、アンケートの収集、開催後のアーカイブの配信など、様々なコンテンツを活用することができます。これにより、参加者は自身のペースで学ぶことができ、セミナーの満足度も高まります。

ハイブリッド形式を採用することで、著名人や海外の講師をオンラインで招待することができます。これにより、地方など会場の制約にとらわれずに、多様な企画を実現することができます。参加者もより多様な参加者もより多様な知識や視点を得ることができます。

様々な効果やメリットの感じられるハイブリッドセミナーですが、デメリットも存在します。

主催者がオンライン配信になれていないと、会場でのセミナーの対応だけに追われてしまい、配信機器設備やインターネット接続の問題や技術的なトラブル等により、セミナーの進行に影響を与え、成功に結びつかない可能性があります。

講師の映像や音声が、オンラインでは聞こえづらかったりみえにくい場合、オンライン配信に満足できないことがあります。また参加者がネット接続できなかったり、十分なサポートを主催者がしていない場合、オンライン参加者にとっては良い体験にならないかも知れません。

現地会場で開催されていることを、カメラでただ配信しているだけでは、セミナーの魅力や会場の雰囲気が十分に伝わらないことがあります。資料の画面配信や複数のカメラ等効果的な配信演出がのぞまれます。

多くの場合、オンライン配信の参加はオンラインミーティングツールを使って、実施されます。このセキュリティについてはツールに依存している場合が多く、セキュリティアップデートを怠ったり、不用意に配信画面にパスワードなどの重要な情報が出た場合、セキュリティリスクは高まります。

セミナーの内容や講師の話だけでなく、主催者が現地会場とオンライン配信の両方に配慮ができていなければ、十分に参加者を満足させられないかも知れません。このことは、結果的に主催者や実行スタッフの負担をふやし、人件費の高騰を招く可能性があります。二つの媒体にて同時にセミナーを実施する場合は、要件をしっかりと整理した上で効率的な運営が必要です。

企業や団体・サービス会社における顧客向けセミナーの開催運営は、社内スタッフ・職員の方でも十分実施可能です。ただし予算については内容や運営・運用方法によって変わってきます。特にオンライン配信を組み込んだハイブリッド型の導入には不明な点も多いと思います。ここでは、おおよその準備に必要なものを書いてみます。予算策定の参考になさってください。

セミナー会場の使用料金は利用時間によって変わることが多く、昼間や夜間、平日と土日祝日でも異なります。セミナーの開催時間だけでなく、搬入・準備撤収のためにも、利用時間は終日抑えることが基本です。人気のある会場は1年前からおさえられている事もあるため、事前に仮押さえ、予約を推奨します。

テーブル、椅子、演題、ホワイトボード、スクリーン等。多くの場合、施設利用案内の料金表に、会場の備品オプションが掲載されています。持ち込みをできるだけ減らして搬入の手間を省くために、会場内備品を活用することを推奨します。

マイク、音響機器、スクリーン、プロジェクタ等、これらを備品として利用可能な会場を推奨します。マイクは小さな会場ですと、トランジスタスピーカーをモニタとしている会場もあるので、式場で利用されるような、ライン入力ミキサーのある会場を推奨します。

撮影用カメラ（ズーム機能のあるもの）、配信用PC。これらはスマートフォンやタブレットで代用も可能ですが、不具合や接続トラブルも考えられるため、手持ちのビデオカメラやノートパソコンを持参し、HDMIケーブルとともに持ち込むことを推奨します。ネット環境は、会場にLANケーブルがあることが前提です。（会場によってネット利用料を別途請求する場合あり）ネット環境がない場合は、モバイルルータのレンタルを検討します。フリーWi-Fiは安定した接続が見込めないため避けた方が無難です。

配信ツールは現在「zoom」が多いですが、セキュリティリスク対策などから、TeamsやWebexを採用する自治体も近年は多くあります。参加人数や配信時間等も考慮し、主催者は、有料アカウントの登録を行います。また、参加者のニーズに応じて顔の見えるミーティング型か、顔の見えないウェビナーかのサービスを選択します。会場内での配信事前テストや、講師がリモート参加する場合は接続テストなど、事前のチェックが必須です。

まず全体の責任者を決めます。役割として、受付係、会場案内係、進行管理役の他、配信係や撮影係、オンライン配信の画面を見る係も必要です。オンライン係は、参加視聴者のコメントや接続不具合等に対応します。運営を共有するための進行台本が必須です。

セミナーの内容にそった講師を選定し、知人や紹介元、手配会社を通じて依頼を行います。講師が著名の場合は講演料の検討が必要です。講師には会場の送迎、控え室でのアテンド等が必要です。また、開催に先立ち複数の来賓やゲストが挨拶する場合もありますので、それぞれに失礼のないよう席の案内や進行概要を伝える必要があります。司会進行役としてMCをフリーアナウンサーなどに依頼することも考えられます。講師や演目の紹介だけでなく、複数の講師が登壇し、パネルディスカッションになる場合もありますので、会の進行を円滑にすすめるためにも、経験豊富なMCの検討を推奨します。

参加者に事前に配布するレジュメや講演資料、周知広報類を作成します。資料が大量の場合はコピー費等もかかりますので、安価に大量印刷できる方法を検討します。ペーパーレス等環境配慮もありますので、その場合はPDFをWEBに保管して二次元コードから参加者に保存してもらうこと等も検討下さい。オンライン参加者については資料用のPDFやURLを用意するほか、受講後のアンケート用にWEBフォームを準備します。

一般公開のセミナーであれば広報周知は必須です。開催概要や参加者募集のチラシやWEB用のプレスリリースを作り、SNS等で発信します。詳細や申し込み用のホームページの設置も行います。受け付けた応募用紙やメールから参加者一覧を受付用にリスト作成します。開催当日は、会場内に飾る横断幕や、講演名などがかかれた看板を検討します。備品の看板スペースに用紙のみ貼る場合もありますが、来場者への見印としてチラシの貼付などは必要です。

セミナー開催、特にオンラインと同時に行うハイブリッドセミナーの予算策定に係る検討項目を書きました。見積を出すべきところ、主催者で準備可能なところ、などのリストアップ、識別をしておくと予算の把握もスムーズかと思います。

会場に来場される方への気配り・おもてなしは、これまでの経験もあり、会場スタッフにとっておそらくそれほど問題ないと思います。問題なのは会場のお客様に気を取られすぎて配信での視聴者が後回しになることです。音声や映像は配信の方が良く聞こえます。配信がどうみえて、どう聞こえているかを常に気を配ることが大切です。

主催者はセミナー会場で当日の運営を行っていると思いますが、かならず主催スタッフが会場内でオンライン配信を視聴して下さい。講師の資料のスクリーンによる見え方がどうなっているか、表示の不具合や音声・回線の不調がこれで分かり、配信スタッフに伝えることができます。オンライン参加者から不調の連絡をすることはほとんどなく、離脱と低評価につながります。

 ライブ配信にはトラブルがつきものです。ネット不調などは主催者の意図しない時におこります。配信参加者が閲覧できない状況や、特定できない理由で聞こえないこともあるでしょう。特に有料開催であった場合はクレームの元です。サービス保証としてアーカイブ（録画）は必ず残しましょう。またアーカイブ版に字幕設定をつけるなどのオプションを加えれば、配信後の視聴者増加も見込めます。

通常のセミナーだけでも運営には負担がかかると思います。さらにハイブリッド形式にして、ストレスなくスムーズに進行するには、専門スタッフによる技術的なサポートやアドバイスが必要です。弊社ではオンライン配信やハイブリッドセミナーを開催するためのノウハウと専門スタッフ、機材を準備し、豊富な実績を持っております。ハイブリッドセミナーを開催し、成功するためには、リアルとオンラインの同時開催に柔軟に対応できる業者選定が重要です。弊社ではハイブリッドセミナーの実施設営のノウハウだけでなく、ご予算に応じた企画からご提案できます。お気軽に御相談下さい。

• 参考金額：15万～30万：愛媛県内にてセミナー1回開催の場合。ご依頼者様が主催されるセミナー開催会場に赴き、オンライン配信を実施する形です。開催時間や開場規模により異なります。
• 以下はご依頼者様にて準備・対応される想定です。
• • セミナー開催にかかる企画実施・運営
  • 会場の利用料支払
  • 参加者への告知、募集受付
  • 会場案内、受付、MC
  • オンライン参加者へのご案内・視聴サポート、コメント受付等
  • zoom等オンラインツール用アカウント（弊社でご準備する場合は別途お見積）
• 平日での開催を想定しております。土日祝日等の場合は割り増し料金になります
• 標準的なスケジュール：午前中搬入、午後開場、セミナー開催、3時間以内終了、撤収
• 想定するセミナーの参加人数：開場50名以内、オンライン100名以内（これより多い場合は御相談下さい）
• オンライン利用想定ツール：zoom、webex teams等（事前に御相談下さい）
• 配信用カメラ：2台（斜め固定＋会場後部想定）
• 配信用スタッフ：2名（ご要望によりスタッフが増える場合は別途お見積）
• 以下の設備は会場設備を利用する想定です。使用機材を準備する場合は別途見積
• • セミナー⽤の⼤型メインスクリーン
  • マイク、スピーカー、PA⾳響設備、照明
  • 講師の演台、配信機材用テーブル、椅子
  • ネット環境（LAN）
  • • ネット環境のない場合もしくはフリーWi-Fiなどの場合は、モバイルルーターをご準備します（別途見積）
•  以下オプションでご準備可能です（別途見積）
• • Zoom参加者（ギャラリービュー）表⽰⽤のプロジェクター、スクリーン、⼩型スピーカー等
  • 講師用のノートパソコン（Windows）
  • 配信用映像の収録・動画データ納品

• 愛媛懇話会様ハイブリッドセミナー（2021年 2022年）
• 愛媛県CLT普及協議会様 ウェビナー開催、リアルセミナー収録（2021年9月、2022年6月）
• 法人団体による企業説明会収録（2020年．2021年スタジオ配信）
• 企業プレスリリース用動画収録（2021年　スタジオ・出張配信共に実績あり）
• 教育機関による合同企業説明会オンライン配信（2020年）
• 官公庁主催による周知啓発ハイブリッドセミナー（2023年）
• メーカーユーザ向けセミナー講演ハイブリッドセミナー（2023年）
• 医療系研修会ハイブリッド型セミナー（2024年）