総会を開催したい ハイブリッドセミナー 相談事例

※ケーススタディの内容は当社実績に基づく架空のものです

議会団体の総会を毎年行っており、前回はzoomでも中継を行った。今回は、来場の会員以外に、県外会員や来賓なども全国から参加するため、方法を相談したい。

団体総務担当の方。

ハイブリッドセミナーの実施実績がおありになる中で、今回はオンラインでの参加を多く想定されていると推察しました。以下をご検討下さい。

前回ハイブリッドセミナーを行った会場スペース、参加規模、式次第、舞台演出など実施した内容、仕様や経費を書き出します。前回のオンラインでの参加人数と会場での配信方法も振り返ります。

オンライン参加が多い場合、リスク事項は参加場所や接続方法です。リモート参加経験の多い方やセミナー登壇経験のある方など、リテラシーの高い場合は問題ないと思いますが、従来よりも多く参加を見込まれる場合、事前にご自宅・オフィス、モバイル参加などの情報を収集し、それぞれにテスト機会を設ける必要があります。このため、当日のリハーサル時間を考慮する必要があります。参加エリアが近ければ、最寄りのサテライト会場から中継をするなど、参加場所を絞ることも考えられます。

通常、zoomであれば、発言を行う方が画面が切り替わりスクリーンモニタに映されることが多いですが、複数の会話を行う場合、音声の重複が起こる可能性があります。参加者本人に音声ミュート解除を促すか、ホストがタイミングに合わせ音声解除するか、など、会場配信スタッフの運営方法を検討します。オンラインのディスカッションが想定される場合は、進行にストレスのない配信準備が必要です。

通常は一台のスクリーン、モニタにてzoom参加者ギャラリーを映し出しますが、来賓など特別な参加の場合、投影モニタを分けて、二台にしたり、縦型ディスプレイで映し出す方法も考えられます。ホスト機器から複数のスクリーンに投影させるような仕組みや、画面上で分割してうつすような設計・スイッチング技術が必要です。

会場進行司会とオンライン参加の進行を同時に行う役目は負担が大きく、メイン司会とともに、アシスタントが必要です。配信画面の確認をするディレクターや、配信状況を確認するチェック者も必要になります。

総会を、地上波テレビ番組のような構成にすると、予算が高額になる可能性があります。総会というスタイルは維持しつつ、参加者の来場・宿泊にかかる経費とオンライン参加にかかる経費を比較し、最適な価格・仕様になるよう、検討されることをおすすめします。イラスト画像生成：Canva