ハイブリッドセミナーはコストが倍かかる？

ハイブリッドセミナー開催検討中の方へ。よくある疑問として、コストが倍かかるのでは？というものがあります。ハイブリッドセミナーの実施には、会場とオンライン配信の準備、それぞれが必要になるため、コストと手間が倍になってしまうのではないかという懸念があります。よって、開催要件とともにコストパフォーマンスを重視した準備と運営が重要です。具体的には以下の点に気をつけて企画をしましょう。

ハイブリッドセミナーは、リアル会場とオンライン会場を同時開催する形式のセミナーです。

 かつてはコロナ渦の代案・リスク対策として配信やウエビナーの需要が高まっていましたが、現在では、リアル会場とオンライン会場の双方を活用することで、より多くの参加者を集客し、より効果的なセミナーを開催できるものとして、セミナーの主流になりつつあります。

ハイブリッドセミナーのメリットとして、遠方や県外も含め多くの参加が期待できる、参加者の来場手段が増え欠席率が減る、登壇する講師やゲストの招待が幅広く検討できる、などがあります。しかし、ハイブリッドセミナーは、リアル会場とオンライン配信の準備、それぞれが必要になるため、コストと手間が倍になってしまうのではないかという懸念もあります。ハイブリッドセミナーを開催する際には、コストパフォーマンスを重視した準備と運営が重要です。具体的には以下の点に気をつけて企画をしましょう。

リアル会場とオンライン会場の規模を、参加者の数や予算に合わせて適切に設計することが大切です。リアル会場の参加者が多すぎて、オンライン配信がわずかだと、配慮に差が出ることもあります。逆に会場が少なくて、オンライン参加が多いと、リアルの規模が縮小して会場を借りている意味が少なくなります。理想は、質問を受け付けるタイプのものであれば、現地会場の人数に対して半分程度のオンライン参加の数が良いかと思います。

オンライン配信の品質を高めるためには、機材や通信環境等の専用ツールが必要です。スマートフォンだけで実現は、慣れないと難しいかもしれません。機材を準備するだけでなく、柔軟に配信に対応できるスタッフが必要です。配信用カメラが1台でいいのか、資料をうつすために2台いるのか、などによっても予算が変わってきます。会場の音をスマホで拾うだけではなく、音声をどうオンラインでとどけるかも重要です。参加者の質問や意見をオンラインで受け付けられるかどうかにもスタッフ数に関連します

リアルとオンラインで参加者が分かれている場合に、あまり長すぎるセミナーや、セッションが複数あるような企画内容は、オンライン参加者の離脱を産むと思われます。オンライン参加可能な基調講演を特別に設けるなど、特定の時間にオンラインを可能にする、などで、運営も効率よく出来ます。

オンラインとリアル会場の参加上限を逆にするような提案も良いと思います。特に個別相談をしたいような参加者のみ、現地参加を可能にして、会場をコンパクトなものにすれば、運営やコストも安く済みます

音響や配信準備等、どうしても専門業者でないと難しいこと以外を検討します。たとえば拠出用のPCの準備、撮影カメラの準備、安価のモバイルルータの手配などです。コストのかかりそうなことを自前で検討していくことで少しずつ課題が解消されていきます。極端な話、業者に依頼せずに、自分たちの出来るレベルでハイブリッド型セミナーを開催する方法も考えていくこともできるでしょう。

参加者にとっては便利ですが、２種類の形式を考えなくてはいけないことで、予算の組み立てや運営に頭を悩ませる方は多いと思います。配信には便利なツールも多いですし、スマートフォンで完結できることも確かにあります。予算を鑑み、オンライン・ウエビナーでできる良さを考え、リアル会場は来た方だけが特別な体験のできるような企画として主催すれば、予算を抑えることも可能ですし、コストパフォーマンスだけではなく高付加価値が生まれる可能性もあります。