ハイブリッドセミナーにおけるオンラインコミュニケーションに大切なこと３つ

ハイブリッド型セミナーは、会場への来場客と、オンライン配信の視聴者が同時に参加する、まだ新しい形態のイベントです。リスク回避や都合のつかない場合にオンライン配信を選択する、という形が、これまでは主に考えられてきました。オンライン技術は急激に進化し、オンライン参加においても、現地会場の来場者と同様の、あるいはそれ以上の体験を提供することも可能になってくると思います。そのためにはまず、参加者と会場主催者、ホストとのコミュニケーションが、成功の重要な要素です。

ここでは、ハイブリッドセミナーにおいてオンライン参加者とのコミュニケーションをより良くするためのポイントをご紹介します。

ハイブリッド型セミナーでは、目の前にいる、会場の参加客に集中してしまいがちですが、どんな時でも、オンライン参加者の存在を忘れてはいけません。

 主催者は、オンライン参加者に常に声かけや画面様子をみたり、コメントでアクティビティを提供したりするなどのサポートが必要です。

例えば、オンライン参加者専用のQ&Aセッションや別枠のチャットルームを設けるなど、積極的に参加してもらう仕組みを作りましょう。オンライン参加者には特別に配慮するくらいの主催方針で、丁度よいと思います。こうしたことを繰り返すことにより、オンライン参加でも視聴者は来場時と遜色ない満足感を得ることができ、次回の参加者拡大・口コミにつながります。

オンライン参加者にも満足いくセミナーにするためには、以下のポイントを考慮して企画します。画面が見える場合は、ホストは常に参加者のギャラリービューを確認し、ウェビナーなど見えない場合は、コメントにてリアクションを誘導します。この役割をスタッフにおくことが重要です。

講演中のレジュメについては途中でも資料をURLで提供したり、参考サイトを案内するなどしてコンテンツの提供を行います。視聴者が集中できないのでは、と思われるかもしれませんが、オンライン参加者は画面をみながら別の行動、例えば検索やスマートフォンの操作をすることがあり、それは悪いことではありません。

強い集中力をもたなくても、参加者の裁量でセミナーを受講できるような内容にすれば良いです。オンライン参加者が見逃してしまった情報や資料は後から提供することで、参加者はセミナーの全体像を把握でき、主催者は継続したサポートができます。

ハイブリッド型セミナーでは、オンライン参加者だけの特典を設けることも可能です。

例えば、オンライン参加者にはアンケートに答えることでレジュメのPDFを限定で提供する、オンライン参加者限定の追加レクチャー動画を配布する、オンライン参加者だけのクイズや抽選を実施するなどの方法があります。

来場者への特典は、読んだり触ることのできる書籍やグッズなどのお渡し会など、直接的な体験を中心とし、オンライン参加者には個別の相談フォームを設けるなどして、オンラインにしかない特別な価値を提供します。

このことで、従来あった会場開催＋二次的なオンライン配信、という考え方だけでない、新しいハイブリッドセミナーの設計ができ、双方の来場者の満足度を高めることができます。

オンライン配信だけのセミナーとは異なり、ハイブリッド型セミナーは、新たな顧客獲得の機会であると同時に、段階を踏んで潜在顧客を集客できる可能性があります。

来場者はもちろん商談の確度が高いですが、オンライン配信をただ視聴するだけの体験にせず、むしろオンライン配信をドアオープンと考え、詳しい話をするのは来場時だけ、といった区分けもできます。オンラインでの誘導をプロモーションと考え、来場にはさらに特別な体験を提供することを考えるのです。場合によって、来場者を少数限定にし、オンラインを多数応募するような方法もあるでしょう。

このように、ハイブリッド型セミナーを新しいビジネスチャンス獲得の機会と考えるためには、オンライン参加者とのコミュニケーションを重視し、企画を考えることで、これまでにない高い付加価値提供が可能になると思います。