ハイブリッド会議 行う場合のデメリットと注意点

ハイブリッド 会議 を企業や団体で行う場合のデメリット、そして推奨される環境や留意点を書きます。近年、企業での会議は従来のオフィス集合型、対面での会議だけでなく、オンライン会議も一般的になりました。また、集合型とオンラインの両方を組み合わせた　ハイブリッド形式での会議は、参加者に柔軟な参加を促進し、場所や時間にとらわれないビジネスやコミュニケーションの質を高める可能性のある方法です。

• リモートワーク導入企業: 自宅やオフィス外でのリモートワーク実施している企業は、ハイブリッド形式の会議がスムーズに導入できます。
• 多様な働き方を推進している企業: 従業員の柔軟な働き方を尊重し支援したいと考えている企業に適しています。
• グローバルなビジネス展開をしている企業: 海外の拠点との会議を頻繁に行う企業はハイブリッド形式の会議開催は必須といえます。

• 安定したインターネット環境: ネット環境はホストのオフィスだけでなく、リモート先の参加者の環境保全も大切です。
• 会議室の整備: 対面参加者にとって、オンライン参加者に対して音声や画質などがクリアにできる快適な会議室の環境が重要です。オンラインにおいては、住居環境が背景や音声に影響しないような環境が大切です
• 社員のITリテラシー: 参加者は会議システムについて基本的な操作を理解し、スムーズに接続できることが大切です。またオンラインを想定したクリアで分かりやすい話し方が望まれます。

• 会議形式の決定: 司会者の決定、音声マイクの配置、参加事業所の数、オンライン参加者のビデオの有無などを会議の目的に合わせて形式を決定します。
• 議事録の作成: オンライン参加者も後日議事内容を把握できるように、ミーティングツールの文字起こしや、映像収録を推奨します。これらの内容はAIによる文字要約が便利です
• システムテスト: 会議開始前には、接続テストをして、正常に動作することを確認します。この接続の確認を怠ると、会議の開始が遅延します。またソフトの最新アップデートも重要です。これはオンライン参加者の環境にも必要です。
• 参加者への案内: 会議の詳細（URL招待やアジェンダ）を事前に参加者に共有します。事前に検討するべき事項も提供しておきます。また資料をオンラインの共有でも見やすいようにし、PDFであれば事前に参加者に配布することを推奨します。
• 開催中の反応：司会者は、参加者の反応をみて、状況に応じた意見を求めます。特にオンライン参加者が参加できているかのモニタ確認は大切です。
• コミュニケーションの工夫:ミーティングツールのチャット機能を活用したり、定期的にオンライン参加者に発言の機会を設けるなど、オンライン参加者も積極的に参加できるような工夫が必要です。
• アンケートの実施: 参加者が多い場合などは、会議の満足度や周知事項の確認を把握するために、アンケート・もしくはいいねボタンなどのあるメッセージ投稿を実施します。

• 技術的な問題:音声が途切れたり、映像が遅延したりすることがあります。また、マイクやカメラの不具合、ソフトウェアトラブルなどが発生する可能性があります。
• コミュニケーション: オンライン参加者と対面参加者の間で、オンラインでの発言が聞き取りにくい場合があり、オンライン参加者の発言が少なくなってしまうことがあります。
• オンライン参加者の準備と環境: オンライン参加者は、事前に外部でマイクやカメラなどの機器の準備が必要になります。また参加中、自宅など周りの環境に気を取られてしまい、会議に集中できないことがあります。中には、オンライン会議中、他の作業を同時に行ってしまう人もいるため、参加者のモチベーションや効率が低下することがあります。
• コスト:長時間の会議や、高機能を保有させる場合、有料のシステムが必要な場合があります。
• 通信費: オンライン会議には、通信費がかかります。オンライン参加者に負担がないような、Wi-Fi等の環境整備が必須です

ハイブリッド形式の会議は、多くのメリットをもたらしますが、参加形式を柔軟にしただけでは、会議の目的達成や生産性向上が得られない場合もあります。今回記載した留意点などを参考にして、ハイブリッド形式の会議をぜひ成功させてください。