ハイブリッドセミナーのメリット・デメリットを徹底解説！

セミナーを開催するにあたり、現地会場で主催しながら、同時にオンラインでも配信することを、ハイブリッド（形式）セミナーと呼びます。従来の会場型開催のセミナーに、オンラインでの参加を可能にするのが、ハイブリッドセミナーです。ここでは、ハイブリッドセミナーを開催することのメリットと、デメリットを解説します。

参加者が、自分の状況や都合に応じて、現地会場に参加するか、またはオンラインでの参加するかを、選ぶことができます。これにより、セミナーは受講したいけれど、距離の問題や当日業務のために会社を抜け出せない方や、急遽会議で行けなくなった人のために、自宅や社内などの室内からオンラインでつなぐことができます。

オンライン参加を選ぶ事で、参加者は会場までの交通費や宿泊費などのコストを削減できます。また、主催者側にとっても、ゲスト招待者や参加者の宿泊や食事などを手配する場合も、同様のコスト削減が期待できます。参加者が県外・海外参加のイベントの場合には、特にメリットが大きくなります。

オンライン配信を通じて、距離の制約を超えて幅広い参加者を獲得することができます。セミナーの為だけに来場することが叶わなくても、オンライン配信の選択肢があることで、参加者は受講コンテンツの幅が広がります。結果的潜在顧客を獲得しやすくなります。

ハイブリッドセミナーでは、オンラインと現地会場参加者の両方に対して、コンテンツの工夫ができます。例えばスライドの共有やビデオ素材の再生、開催後のアーカイブ動画の配信などができます。アンケートを現地の用紙だけでなく、二次元バーコードなどでフォームからアンケートを収集することもできます。オンラインと現地で提供するサービスを変えることも企画の多様性を生み話題となる可能性があります。

ハイブリッド形式を採用すると、地方の開催ではコスト面で断念していた、著名人や海外の講師がオンラインで登壇可能になります。このことは、会場の場所に関係なく、充実したセミナーの企画実現を可能にします。オンラインにより講師と現地会場のディスカッション、あるいはオンラインと会場を結ぶプレゼンセッションなども、充実した企画の一つとして考えられます。

様々な効果やメリットの感じられるハイブリッドセミナーですが、デメリットも存在します。

主催者がオンライン配信になれていないと、会場でのセミナーの対応だけに追われてしまい、配信機器設備やインターネット接続の問題や技術的なトラブル等により、セミナーの進行に影響を与え、成功に結びつかない可能性があります。

講師の映像や音声が、オンラインでは聞こえづらかったりみえにくい場合、オンライン配信に満足できないことがあります。また参加者がネット接続できなかったり、十分なサポートを主催者がしていない場合、オンライン参加者にとっては良い体験にならないかも知れません。

現地会場で開催されていることを、カメラでただ配信しているだけでは、セミナーの魅力や会場の雰囲気が十分に伝わらないことがあります。資料の画面配信や複数のカメラ等効果的な配信演出がのぞまれます。

多くの場合、オンライン配信の参加はオンラインミーティングツールを使って、実施されます。このセキュリティについてはツールに依存している場合が多く、セキュリティアップデートを怠ったり、不用意に配信画面にパスワードなどの重要な情報が出た場合、セキュリティリスクは高まります。

セミナーの内容や講師の話だけでなく、主催者が現地会場とオンライン配信の両方に配慮ができていなければ、十分に参加者を満足させられないかも知れません。このことは、結果的に主催者や実行スタッフの負担をふやし、人件費の高騰を招く可能性があります。二つの媒体にて同時にセミナーを実施する場合は、要件をしっかりと整理した上で効率的な運営が必要です。

ハイブリッドセミナーのメリットは、参加者の選択肢拡大、コスト削減、参加者の獲得拡大、柔軟な運営、セミナーの充実です。一方、デメリットとしては、接続や技術の問題、会場と配信の落差、魅力や雰囲気の欠如、セキュリティの懸念、スタッフの負担・負荷があります。

ハイブリッドセミナーは多くの効果が期待できますが、適切な対策や準備を行わないと、共倒れになる可能性もあります。かといって会場運営と配信中継を別個に行う事はセミナーの魅力を減らすだけでなく、単にコストだけがかかります。主催者がしっかりとセミナーの運用を考え、運営に注力しながら、配信に詳しいスタッフと一緒にやるのがよいでしょう。