相談事例　シンポジウム　ハイブリッド開催

ハイブリッドセミナーを実施する場合の相談を記載し、今後ハイブリッドセミナー、ウェビナーを予定・検討される方への参考となれば幸いです。事例：社会課題解決の為のシンポジウムを開催予定ですが、会場だけでは収まらないので、ハイブリッド型で実施したいと考えています。※ケーススタディの内容は当社実績に基づく架空のものです。

社会課題解決の為のシンポジウムを開催予定ですが、会場だけでは収まらないので、ハイブリッド型で実施したいと考えています。

協議会事務局の方

シンポジウムは開催運営と同時に、より多くの方に興味をもってもらうことが大切と考えます。このため視聴数を重視した運営企画を推奨します。

オンラインでの方法を二種、zoomウエビナーか、YouTubeLIVEにて想定します。いずれの場合も問い合わせフォームなどで募集をかけますが、参加者のリストが欲しい場合はzoomウエビナーの方を推奨します。YouTubeLIVEであると、リンク共有、シェアによって参加希望者以外の人が多く閲覧してくれる可能性がありますが、誰が参加視聴したかまでは分かりません。視聴数だけを獲得したい場合はYouTubeLIVEでよいと思います。

シンポジウムの場合、アクセシビリティとして、要約筆記をオンライン字幕でリアルタイムに表記させるか、自動文字起こしツール等を表示させる、また英語自動翻訳を同時に出すような配慮が検討できます。カメラの台数は１～2台でよいかと思います。マイクの音声がスピーカーからでなくライン入力で収録できるようにします。手話が必要であればワイプ（合成）にて画面表示させます。

アクセシビリティとして手話の画面合成や自動文字起こしの画面表示などが考えられます。会見を誰が行っているかのテロップ、事前資料をウエビナー参加者に配布したり、会見中のパネルを資料画面として切り替えてみせるなどもあります。文字起こしは会見後に誤字を整理し要約してWEB上にリリースをすることなどが考えられます。

配信をそのままアーカイブで公開する以外に、シンポジウムの模様を動画で収録する、収録音声や字幕表示したものをとりまとめ、誤字を修正した上で議事録文書として公開する、などが考えられます。このことは参加できなかった人へ周知するためにも有効です。

特定の課題やテーマに基づいて取り組むシンポジウムは、より多くの人にみてもらうための設計をすると同時に、活動継続のために、内容を周知できるコンテンツとして持っておくことがよいと考えます。議事録・報告書や取材報道だけではどのような内容であったか全容がつかみにくいためです。