ハイブリッドセミナー 事前準備 10の必須項目

ハイブリッドセミナー検討中の主催者様はぜひお読みください。企業や団体・サービス会社における顧客向けセミナーの開催運営は、社内スタッフ・職員の方でも十分実施可能です。ただし予算については内容や運営・運用方法によって変わってきます。特にオンライン配信を組み込んだハイブリッド型の導入には不明な点も多いと思います。ここでは、おおよその準備に必要なものを書いてみます。予算策定の参考になさってください。

セミナー会場の使用料金は利用時間によって変わることが多く、昼間や夜間、平日と土日祝日でも異なります。セミナーの開催時間だけでなく、搬入・準備撤収のためにも、利用時間は終日抑えることが基本です。

人気のある会場は1年前からおさえられている事もあるため、事前に仮押さえ、予約を推奨します。

テーブル、椅子、演題、ホワイトボード、スクリーン等。多くの場合、施設利用案内の料金表に、会場の備品オプションが掲載されています。持ち込みをできるだけ減らして搬入の手間を省くために、会場内備品を活用することを推奨します。

マイク、音響機器、スクリーン、プロジェクタ等、これらを備品として利用可能な会場を推奨します。マイクは小さな会場ですと、トランジスタスピーカーをモニタとしている会場もあるので、式場で利用されるような、ライン入力ミキサーのある会場を推奨します。

撮影用カメラ（ズーム機能のあるもの）、配信用PC。これらはスマートフォンやタブレットで代用も可能ですが、不具合や接続トラブルも考えられるため、手持ちのビデオカメラやノートパソコンを持参し、HDMIケーブルとともに持ち込むことを推奨します。

ネット環境は、会場にLANケーブルがあることが前提です。（会場によってネット利用料を別途請求する場合あり）ネット環境がない場合は、モバイルルータのレンタルを検討します。フリーWi-Fiは安定した接続が見込めないため避けた方が無難です。

配信ツールは現在「zoom」が多いですが、セキュリティリスク対策などから、TeamsやWebexを採用する自治体も近年は多くあります。参加人数や配信時間等も考慮し、主催者は、有料アカウントの登録を行います。

また、参加者のニーズに応じて顔の見えるミーティング型か、顔の見えないウェビナーかのサービスを選択します。会場内での配信事前テストや、講師がリモート参加する場合は接続テストなど、事前のチェックが必須です。

まず全体の責任者を決めます。役割として、受付係、会場案内係、進行管理役の他、配信係や撮影係、オンライン配信の画面を見る係も必要です。オンライン係は、参加視聴者のコメントや接続不具合等に対応します。運営を共有するための進行台本が必須です。

セミナーの内容にそった講師を選定し、知人や紹介元、手配会社を通じて依頼を行います。講師が著名の場合は講演料の検討が必要です。講師には会場の送迎、控え室でのアテンド等が必要です。また、開催に先立ち複数の来賓やゲストが挨拶する場合もありますので、それぞれに失礼のないよう席の案内や進行概要を伝える必要があります。

司会進行役としてMCをフリーアナウンサーなどに依頼することも考えられます。講師や演目の紹介だけでなく、複数の講師が登壇し、パネルディスカッションになる場合もありますので、会の進行を円滑にすすめるためにも、経験豊富なMCの検討を推奨します。

参加者に事前に配布するレジュメや講演資料、周知広報類を作成します。資料が大量の場合はコピー費等もかかりますので、安価に大量印刷できる方法を検討します。ペーパーレス等環境配慮もありますので、その場合はPDFをWEBに保管して二次元コードから参加者に保存してもらうこと等も検討下さい。

オンライン参加者については資料用のPDFやURLを用意するほか、受講後のアンケート用にWEBフォームを準備します。

一般公開のセミナーであれば広報周知は必須です。開催概要や参加者募集のチラシやWEB用のプレスリリースを作り、SNS等で発信します。詳細や申し込み用のホームページの設置も行います。受け付けた応募用紙やメールから参加者一覧を受付用にリスト作成します。

開催当日は、会場内に飾る横断幕や、講演名などがかかれた看板を検討します。備品の看板スペースに用紙のみ貼る場合もありますが、来場者への見印としてチラシの貼付などは必要です。

受付のフォームとその管理、返信業務は必須です。人数が多いと管理も大変です。高いシステムを導入するよりも、普段から使うGoogleフォームや無料のフォームでよいと思います。個人情報にあたるのでその管理体制も注意が必要です。

企業や団体機関の実施するセミナーは、おおよそ社員・職員の方が運営されると思いますが、オンライン配信については慣れない部分も多いと思います。スマホで流すだけでは参加者の満足度も低く不具合が多いことも考えられるので、一度専門スタッフに相談することをおすすめします。