ハイブリッド会議を行うことのメリット3点

オンラインと会場開催を同時に行うハイブリッド形式のスタイルは、ハイブリッドセミナーだけでなく、会議の開催運営にも有効です。すでにリモート会議の形式は一般化していますが、会議室での参加者とリモート参加者が同時に会議に参加するハイブリッド会議にも多くのメリットがありますが、今回はその中でも3点についてご紹介します。

ハイブリッド形式の最大のメリットは、柔軟な参加が可能になる点です。勤務形態の柔軟性だけでなく、様々な状況で事業に参加しているスタッフ、出張先、育児休暇中など、多様な意見が集約できる可能性があります。こうした様々な環境をリモート参加を推奨することで、場所制約だけでなく、会議のあり方も変わってきます。会議室での決定が、より開かれたディスカッションになることと思います。

ハイブリッド形式では、参加者が同時にタブレットやノートブックを見ながら会議を進行することが中心となります。これは会議室でもリモーでも同じにするべきです。会議ではオンラインツールを活用することで、開催中の資料共有、コミュニケーションがボイスとチャット両方で行います。こうした環境を確立することにより、会議の進行が効率的に行われ、結果として課題の解決を早め、事業の生産性が向上します。さらに、現代はオンライン会議の文字起こし機能もあり、会議内容の確認や要約にも役立ちます。

ハイブリッド形式の会議は、全員が集合する移動費や集合にかかる経費がかからなくなります。またオンラインでの会議で、原則ペーパーレスでの進行になります。これにより、備品の経費削減になります。

ハイブリッド形式で会議を行うことには、このような多くのメリットがあります。一方で、従来の会議の進行方法にとらわれない、運営スキルと迅速な会議のあり方が問われます。決定スピードの速さは現在の企業経営に必須のものです。今後の会議の形式としてハイブリッド形式を標準のものとして検討してみてはいかがでしょうか。