ハイブリッドセミナー実施に向けた三段階の配慮ポイント

ハイブリッド形式のセミナーとは、開催する現地会場からオンライン配信を行い、会場とリモートの参加者を同時に集客する方法です。ライブなどエンタメの業種では増えていますが、企業におけるセミナーなどでは、うまく運営できないケースも多いようです。ここでは、ハイブリッドセミナーの実施がうまく行く配慮のポイントを書いて行きたいと思います。

リモートにより講師がセミナーを行う場合は、必ず開始前にテスト接続を行いましょう。同じ環境で音声・配信テストを行いトラブルを避けます。

オンライン参加者への入室用招待URL送付は、申込受付と同時に送らずに、開催直前の週に参加者に送り、当日の朝にリマインドとしてもう一度送るのがいいでしょう。これは、申込受付時に自動でURLを返信すると、多くの参加希望者がメールを失念してしまう可能性があるからです。リマインドを複数送ることで、参加者への配慮と参加率の向上に繋がります。

オンライン参加者の入場許可タイミングは、現地会場の開場時間が開始1時間前であれば、開始30分前にするのが良いでしょう。入室したら、配信画面には現地会場の様子を映しておくか、「本セミナーは13時から開始です。今しばらくおまちください。」のようなメッセージボードを画面に映しておくことを推奨します。

司会進行が会場内に流す注意点やご案内を、オンライン配信でも同時に流しましょう。このときに一度会場を配信で流してもよいと思います。

カメラによる登壇者の映像と、登壇者が説明する資料のスクリーン画面は切り替えて配信するのがよいと思います。現地会場では登壇者とスクリーンが同時にみれても、オンライン参加者にはどちらか一つしか見えない場合があるので、スイッチングにより切替を適宜行うか、合成映像などで配信することを推奨します

講義の進行中に音声トラブルや配信トラブルは起こりがちです。現地会場には必ず、オンライン配信を視聴する担当者を用意しましょう。会場でオンラインの状況を確認することが、スタッフに気づきを伝えることになります。またオンライン参加者のマイクミュートが解除されて会場に音声が流れてしまうこともよくあります

セミナー終了後に質問が有る場合は、会場とオンライン参加者へ公平に呼びかけることが大切です。来場者の反応を見るのと同じように、オンライン参加者の画面も確認しましょう。また休憩を促すことや再開時の入室確認も同様です。

講師の方へはオンライン参加者の人数を伝え、会場だけでなく、オンラインで視聴している人がいることを必ずつたえましょう。講師の方に極端な配慮をお願いする必要はないですが、視聴者のことを気に掛けて話しかけるタイミングは必要です。

進行司会役の方を通じて、セミナー後の案内やアンケートを呼びかけてください。オンライン参加者にはフォームへの二次元コードやURLをコメントでご案内します。御礼の文章等を配信画面にも流すと良いと思います。

本セミナーの主催や問い合わせ先、SNSのアカウント、次回予告などを最終画面にて流しておくことで、次回の誘客や反応につながります。会場終了後に残るお客様もいらっしゃいます。オンラインでは終了すると即時退出をうながすこともありますが、ハイブリッドセミナーでは、会場で個別での商談もうけつける場合もあるため、オンラインでも同じようにその場で問い合わせ可能であることを呼びかけると良いと思います。

ハイブリッド形式のセミナーは、来場手段の選択肢を増やすだけではなく、現地会場の意識の高い参加者と、オンラインであっても内容を聞いてみたい潜在顧客を同時に集める貴重な機会です。効率よくビジネスにつなげるポイントを踏まえ、セミナーの成功に向けて計画を立ててみてください。