地方開催向けハイブリッド会議の設計テンプレート

主に地方自治体や中小企業が主催者として、事業実施や広報周知を目的としたオンラインセミナーやハイブリッド型の会議を行う場合の、計画の仕様設計と準備を行うためのテンプレートをご用意しました。参考になれば幸いです。

• 概要：開催目的
• • ◎◎の事業に関する広報を目的として、対象者に有益で満足度の高いものにするためおよび、より多くの参加を募り周知を拡大していくために、オンラインと来場の2種によるハイブリッド式の方法にてセミナーを開催する。 
• 参加対象者
• • 県内に事業所を構える中小企業、個人事業主等
• 参加人数予定
• • 　〇名（オンライン：〇名）※会議室やホール収容人数に応じて。
•  開催形式
• • 来場参加またはオンライン参加（ハイブリッド式）
•  開催会場
• • ◎◎会館　住所：◎◎市
•  オンライン開催用ツール
• • Zoomウエビナー
•  開催日時
• • 2024年〇月〇日（〇）13:00（開場12:00、オンライン入室12:30～）～終了16:20

• 13:00～13:10　開会挨拶
• 13:10～14:00　基調講演
• 14:00～14:10　質疑応答
• 14:10～14:20　休憩
• 14:20～15:00　事業報告
• 15:00～15:10　質疑応答
• 15:10～15:20　休憩
• 15:20～16:00　パネルディスカッション
• 16:00～16:10　質疑応答
• 16:10～16:20　閉会挨拶、閉会

• 会場の予約
• 開催概要作成
• 講師・登壇者検討
• 開催準備　概要作成、備品調達
• オンライン配信の要件策定・準備
• 参加者への告知案内
• 配布資料の作成
• 会場運営の準備
• 開催終了後の業務

• 開催内容は目的に沿ったものであるか
• 実施体制が十分であるか。
• 開催時間や進行内容は適切であるか。進行表はあるか
• 実施準備について不足や不安点はないか
• 開催後にやるべきことが明確になっているか

ご紹介したものは基本計画のひな形です。販促周知の方法として、集客セミナーは比較的実施しやすい施策ですが、オンラインやハイブリッドセミナーになると、初めての経験になる場合も多いと思います。

実際に実施している姿が想像できなければ、想像できるような計画をたて、不明な点は専門業者や施設備品担当等と協議するのがよいと思います。