簡単に営業DXを始めたい方へ。文字起こしが最強のビジネスツールになります。商談中は手書きでメモをとりながらお客様とのコミュニケーションに集中し、商談後に音声入力でスマホに文字化します。さらにAIで文字起こしすることで、効率的に商談内容を記録・整理することができます。また、AIによる要約機能を活用することで、重要なポイントを素早く把握することもできます。まずは、音声入力でメモをとる習慣を、今日から始めてみましょう。
はじめに
音声認識の技術は目覚ましい進歩を遂げており、スマホなどの音声入力では、高い精度で音声を文字起こしすることができます。
かつて、音声認識やOCR(画像からの文字認識)は、認識率や誤変換が課題と言われてきましたが、生成AIの技術を活用することで、前後の文脈を読み取り、誤字脱字の修正を行い、文章もある程度整えることができるようになってきました。
こうした技術の進化とともに、文字起こしは、今後ビジネスに必須になっていくでしょう。営業活動や商談で、音声入力と文字起こし+生成AIを効率よく活用することが、商談や成約で差がついていくポイントになると思います。
ビジネスにおける文字起こしの活用方法
商談中
商談中は、お話をしながら、会話の内容を、簡潔に、走り書きでよいので、手書きでメモしていきましょう。これは、今でもやっている方が多いと思います。これは、あとで思い出して記録するためのきっかけですので、あまり丁寧に書き留めしすぎないのがポイントです。
商談やWEB会議中に撮影をしたり、レコーダーで音声録音などを行うのは原則NGです。リモート打ち合わせでもそうです。お客様の承諾が必要ですし、何よりお会いする機会には、お客様とのコミュニケーションを第一優先にすべきだからです。
商談中にノートブックに入力したり、リモートでお聞きしながらwordに簡単に入力するのは多少よいかもしれませんが(実際にいらっしゃいますね)、集中力はできるだけお客様の方に向けてください。
商談後
商談が終わったら、すぐに静かな場所や車の中で、書き留めたメモをもとに、スマホで内容を音声入力しましょう。
ポイントは、商談後、別の業務に移る前に、記憶が鮮明なうちに記録することです。そうすることで、詳細な情報を残すことができます。
入力の仕方は、収録のように緊張することなく、とめどなくしゃべったり、お客様の印象や自分の感想も含め、メモを見ながら、覚えていることを順番に関係なくしゃべっていくので大丈夫です。
メモを読み上げるのではなく、書き留めたメモをみて、自分の好きなようにしゃべっていいのです。文章として成立していなくてかまいません。音声で、できるだけ覚えていることを全部しゃべります。
入力と活用方法
音声入力はスマホのメモ帳やドキュメントアプリなど、入力にマイク機能がついているアプリで記録します。できるだけ、スマホのもつ音声認識技術を活かせる、スマホ純正のアプリがいいと思います。
保存したメモの文字列をコピーして、生成AIに貼り付けます。※ご注意として、セキュリティに配慮されたAIサービスを利用し、センシティブな内容やプライベートな秘匿情報には活用しないよう留意してください。
生成AIにより、メモを要約したり、入力した文字列を正しく文章として改善したり、議事録として整理することができます。
そうして作成されたメモを見返しながら、忘れていたことや重要な課題・ポイント、当時の印象を忘れずに、次の商談に進むことができます。
商談に音声メモと文字起こしを活用するメリット
- 忘れがちな商談内容を詳細に記録できる
- 生成AIによって報告書作成の手間が省け、課題を文字で見える化できる
- 日が経っても、当時の印象を残しつつ管理できる
まとめ
商談中は手書きでメモをとりながらお客様とのコミュニケーションに集中し、商談後に音声入力でスマホに文字化します。さらにAIで文字起こしすることで、効率的に商談内容を記録・整理することができます。また、AIによる要約機能を活用することで、重要なポイントを素早く把握することもできます。
おそらく、皆様が思っている以上に、今のスマートフォンの音声認識技術は進んでいます。そして音声入力を生成AIと組み合わせて資料を作成した時、それは効果的な提案素材になります。
まずは、音声入力でメモをとる習慣を、今日から始めてみましょう。
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