ビジネスマッチング主催者必見　日程調整ツールで効率化を図る理由とは？KINOCKビジネスキュレーションマガジンVol.36

ビジネスマッチング、商談会などの主催者、管理担当が必ず行うのが、参加者や登壇者など関わる方との日程調整です。全員の都合を考慮し、最適な日時を決める作業は、大きな労力と負担になります。結果、ミスやトラブルが発生することも少なくありません。日程調整ツールの利点を述べていきます。

従来の電話やメールなど、アナログ、手作業に近い日程調整の方法は、次のようなリスク・問題を抱えています。

• 電話による相手の不在。何度も連絡を取り直すことによる時間の非効率。
• メールの管理。参加者からの返信がバラバラに届くため、情報整理に手間がかかり、見落としやミスが発生しやすい。
• 連絡のし忘れや受信未読によるトラブル。
• Excelで管理していたが、入力を間違え、予定のダブルブッキング。
• 電話番号やメールアドレスの入力ミスによる連絡未達や音信不通。

これらのほとんどは、ヒューマンエラーによるリスクになります。問題なのは、日程調整そのものではなく、この作業により主催者の負担が増え、本来の業務に支障をきたす上、担当者のストレス増加やモチベーション低下になることです。結果として、最悪の場合、イベントそのものに対する評価を下げてしまう可能性もあります。

そこで登場するのが、日程調整ツールを用いた取組です。ツールを活用することで、上記のような方法が抱えていた問題点を解決し、効率的かつスムーズな日程調整を実現することができます。

1. プロセスの明確化。まずは、どのように日程調整を行っているか、現状を整理します。誰に、いつまでに、どのような情報を伝える必要があるのかを明確にすることで、作業がスムーズに進みます。
2. 日程調整ツールの導入。日程調整ツールは、候補日時の提案、出欠確認、リマインドなどを自動化し、主催者の負担を大幅に軽減します。
3. 日程調整の見える化。担当者だけでなく、上司など主催関係者が、日程調整の進捗状況や決定事項を共有できるようにすることで、コミュニケーションの齟齬を防ぎます。

日程調整ツールの導入は、主催者にとって多くのメリットをもたらします。

• 大幅な時間短縮: 電話やメールでの連絡が不要になり、調整にかかる時間を大幅に削減できます。
• ミスの防止: ダブルブッキングや入力ミスなどを防ぎ、正確なスケジュール管理が可能になります。
• コミュニケーションの円滑化: イベントの詳細や変更などを一括で共有できるため、スムーズな情報伝達を実現できます。
• 主業務への集中: 効率化によって空いた時間を、本来注力すべき業務に充てることができます。
• 担当者のモチベーション向上: 効率化によりストレスから解放され、高く維持することができます。

日程調整ツールはたくさんのサービスがありますが、活用するイベントの種類によっても違います。以下の点に留意しながら、主催者・担当者の目的にあったツールであると良いと思います。

1. スマホブラウザで確認できること。
2. マッチングイベントの場合、参加者が複数の候補を選べること。先着順にならずに管理者が選定できること。
3. 申し込み状況が一覧で分かること
4. 参加者へ一斉にメールが送れること。自動的な返信やリマインダーが送れること
5. カレンダーアプリやWeb会議ツールなどと連携できること。

日程調整は、イベント主催者の重要なミッションです。効率化させることは、自身の負担だけでなく、イベント全体の評価に直結します。日程調整ツールはもはや必須アイテムと言えるでしょう。無料で試せるサービスも多くありますので、ぜひ最適なツールを導入し、スムーズなイベント運営を目指してください。