WEBサイト診断で、このようなお悩みをいただいたことがあります。
「今年から会社のWEBサイト担当を命じられました。私はWEBに関する知識が少なく不安です。WEB制作のチームはいますので、私が直接操作や更新をすることはないのですが、計画や指示は私がすることになります。WEBサイトの診断をして欲しいのですが、まず何をどうすれば良いのかわかりません」
ここでは同様のお悩みを持つ方のために WEB担当を任せされたネット初心者がやるべきことを書きます。
就任してからやることをかきます。
- まずは担当するWEBサイトをみます。「お気に入り」に登録し、定期的に時間を決めて見るようにしましょう。毎日10秒でもいいです。
- WEBサイトの構成を確認します。簡単にいうと何ページあるかです。管理業者がいれば、サイトマップシートをつくってもらっても良いですが、ゆっくりでいいので、EXCELやスプレッドシートなどで一覧にしましょう。この作業は自分の会社を知る機会にもなります。
- それぞれのページに何が掲載されているか、概要を一覧表の右側に入力して（書き込んで）行きましょう。
次に、WEBサイト担当の基本的な役割を理解します。
- WEBサイトの目的を探りましょう。①このページには何が書かれているのか？②何を目的としているのか？③どうなれば目的が達成されるのか？を考えてみましょう 最初はサイトマップを見ながら、①だけ取り組むので良いです。おおよそは会社案内がほとんどだと思いますが、何を書かれているか知ることは、会社のビジョンを理解することです。
- 誰がこのWEBサイトを見に来ているのかを考えてみましょう。ターゲットともいいます。貴社のビジネスを考えていく上でも大切です。思い浮かばなければ人物を想定し、この人は見に来るか、来ないかを考えてみましょう（例えば、10代の高校生がこのサイトを見に来るか）
- WEBサイトの制作や更新には予算がかかります。すでに公開されていれば、保守（ランニング）が発生しているはずです。WEB制作はほぼ人件費ですが、保管料はかかります。契約業者を確認し、いくらかかっているのか、あらためて明細を出してもらってください。保管料には毎年更新月日があることが多く、それをすぎて契約しないとホームページが見えなくなったりします。
- 情報の管理：WEBサイトは常に最新の情報を保っている必要があります。日々WEBサイトをみて、気づいた箇所をピックアップしておきます。それが改修依頼・更新の時に活かせます。自分たちで更新するページをもっているとき（CMS）は、更新者と打ち合わせをします。自分自身が書くことになる可能性がありますが、ここでは省略します。
- WEB制作チーム（業者）にサイトのレポートを定期的に提出してもらいます。具体的には、アクセス数、人気のあるページ、訪問者の属性、訪問のきっかけとなったキーワード等です。理解できない用語はそのままにせずに、都度聞いて下さい。最初は理解できなくても、定期的にみることで、変化に必ず気づきます。理解できない言葉でしか説明できないのは、説明する業者に問題があります。
- WEBサイトのセキュリティ対策は必須です。セキュリティに関する最新情報を収集し、貴社のWEBサイトは適切な対策を実施しているのかどうかを確認し、実施できていなければ対策を話し合って下さい。「WEBサイト・セキュリティ対策」で検索できます。
- WEBサイトをより快適に利用してもらうための改善点を発見するために、同業者のWEBサイトをみたり、社内アンケートをとるなどをして、貴社にあったWEBサイトの改善を探します。これは1年～3年に一度くらいの頻度です。
さあそして、WEBサイト運用の計画を立てましょう。
- 毎日やること：WEBサイトをみる。決められた時間に、10秒～五分とか短い時間でよい
- 一週間に一回やること：SNSやブログ等の情報発信（頻度は検討する）
- 一ヶ月に一回やること：WEBサイトの修正や新着情報の確認
- 四半期（三ヶ月に一回）：アクセスレポートの提示
- 半年（計画のチェック見直し・下半期の実施計画 ）
- 一年（予算の確認：リニューアルを行うべきか・次年度の計画）
最後に
最後に、急にWEB担当を命じられてとまどうことも多いでしょう。不安も多いと思います。まずは落ちついて、確認するべきことをリストアップしましょう。そのためにも、担当するWEBサイトは誰よりも多くアクセスし、気づきが生まれやすい習慣をつくりましょう。知らない言葉は堂々と聞き、検索しましょう。最初は難しくても、毎日閲覧するなかで、少しずつ疑問点や改修したい事項がでてくると思います。それを解決しながら、WEBサイトの持つ目標にむかって進めていくことが、初心者WEB担当の役割です。
