中小企業経営者のためのモバイル導入初級編

IT経営の運用事例として、スマートフォンやタブレットなどのモバイル活用が多く行われますが、その目的とゴールを紐付けて考えることが大切です。企業のあらゆる業務における運用・活用を視野に入れたモバイルの導入について、ここでは考えてみたいと思います。導入前・導入後の運用検討に参考になれば幸いです

・モバイル導入は、スマートフォンで外から電話やメールをしたり、アプリを使うことが目的ではない

・モバイル導入によって、業務の効率化と生産性向上が図れる

・モバイル導入によって、従来の業務を見直し新しい仕事を発見できる。

スマートフォンは、単なる電話やメールの手段だけではありません。タブレットは、ただ外出先で使える簡易パソコンではありません。作業の通知、素早い承認処理、現地からの修正指示、外出先の会議参加、データの同期など、オフィスに戻らなくてもさまざまな業務を効率的に行うことができます。このことは、柔軟な業務対応が可能なだけでなく、モバイル利用によって作業の工夫を創造するアイデアを生み出すことができるのです。電話やメールをしたり、SNSを見るだけがモバイル導入の目的ではありません。

モバイル導入によって、業務の効率化と生産性向上を図ることができます。例えば、パソコンとモバイルで同期するアプリを活用し、営業担当者が外出先でも案件情報を入力・更新できるようにすることで、社内のスタッフと素早い共通認識を得られます。モバイルで作業の進捗や承認ができるような仕組みを取り入れれば、作業は早くすすみます。故障した機器をビデオ通話で確認することで的確な指示ができます。椅子に座ってパソコンを操作する時間を、外出先で簡単に処理してしまうことで、デスクトップで本来できるクリエイティブな業務を生み出せます。

モバイル導入を機に、従来の業務プロセスを見直すことが重要です。モバイル技術を活用することで、業務の効率化や自動化が可能になり、従業員は新たな仕事に取り組むことができます。在庫管理をスマホで確認できたり、メール文書のひな形を文書管理クラウドでいつでも取り出せるようにします。このようなことは効率をあげるためのものですが、それだけではなく、例えば、営業担当者がアイデアをスマホにメモしたり、マイク音声をテキスト認識を使ってデータ化し、業務報告の骨子を作ります。このように移動や外出のすき間時間にアイデアを吹き込むことで、新たな仕事の発見の機会が生まれます。

モバイルの導入をしているときは、その効果を何で測るかを考えます。ただ便利だからではなく、電話メール以外の使用シーンをイメージします。またこれから導入する際は、モバイルを使ってどのような未来を想像しているかを考え、導入部署、導入数、仕様スペックなどを検討することをおすすめします。