中小企業経営者のためのChatGPT導入初級編

ChatGPTは、中小企業の経営者にとって、ビジネスに使えるさまざまな活用の可能性を秘めています。情報収集、アイデア、課題整理など、人間がやっていると膨大な時間がかかっていたものが瞬時に生成されます。ただし、その正確性、生成結果の内容については、しっかりと判断する必要があります。また企業秘密やプライバシーの入力などにも配慮する必要があります。もっとも、これらの条件はどの企業も同じなので、いかに有用な利活用をしていくかどうかが、成功のカギです。

ここでは日常のビジネス・企業業務におけるChatGPTの基本的な利活用ケース・事例を考えてみましょう。

ChatGPTは大量のページ数の仕様書を要約し、重要なポイントや要件を把握する手助けをしてくれます。例えば、新しいプロポーザルの仕様書を読み解き、技術要件やスケジュールの概要、制約条件を把握し、目標と基本方針に基づいて、提案すべき企画や定義すべき機能を提案します。

膨大な報告書を要約し、主要な結論を取り出すことで、理解するのにかかる時間の節約が可能です。例えば、マーケティング部門から寄せられた市場調査データから、傾向をつかみ、結論と行動を導くサポートをします。

会議やネットワークのグループに出た多様な意見を整理し、ポジティブな結論を出すことができます。例えば、営業担当それぞれから寄せられた顧客の事例や社内のアンケートを整理し、共通する事項や改善すべき点を洗い出して、方向性を決めます。

大切なお客様に要件を伝えたいメールを下書きする際に、伝えたいことを箇条書きにすれば、ChatGPTが適切な表現と文章を提案します。例えば、新製品の発売をご案内するメールであれば、商品の魅力を伝える表現とともに、顧客に訴求するための効果的な文章を生成します。

企画提案書の構成を決めるときに、ChatGPTが要件をもとにインデックスを提示します。例えば、プロジェクトの企画提案書であれば、概要と記載したい項目を箇条書きにすることで、適切なページ数で骨子を提示します。

会議の文字起こし・収録データをもとに要約に変換します。例えば、経営者の所信表明を収録し、それをChatGPTに要約させ、社長メッセージとしてまとめることが可能です。これはインタビュー記事にも有効です。

レポートや論文を考察し、想定される質問や疑問点を抽出させます。例えば、業界レポートから質問項目を出すことで新たな調査要件を生んだり、疑問点から新たなビジネスチャンスを見つけるきっかけになるかもしれません。

作成された提案書を読み解き、伝わる内容や構成になっているかを評価します。例えば、競合他社と自社との提案書を比較分析した上で、強みや差別化を導いていきます。どの立場で評価すべきかといった仮想評価者の設定も可能です。

 複雑な課題に対する解決策のアプローチを提案します。例えば、ある業務に対して様々な立場や部署から問題点やクレームが出た場合、それぞれの立場を含めて考察させたうえで、効果的な問題解決の方法を導きます。

経営課題を整理し、次期目標を決定するための視点と気づきをリストアップします。例えば、各部署の報告をもとに、業績が低下した原因を分析し、新たな戦略や改善点を洗い出し、候補として提示します。

ChatGPTは計算や検索、信憑性の判断が元来苦手です。一方で与えた情報に対する整理や考察力は人間にできないスピードと深みを持ち、問題・課題解決の効果的なツールになります。

上記に掲げた事例は、要件を満たす回答を自動で行うわけではありません。聞き方（プロンプト）のスキルアップや、継続的な質問・繰り返しが重要です。人間とChatGPTの良いキャッチボールが理想的な回答につながります。

予想もつかない答えや新しいアイデアを白紙から出すことをChatGPTに期待してはいけません。会社の経営課題や業務において、問題・課題はたくさんあるのに、解決策をうまく抽出できていない時に、ChatGPTは道を示すでしょう。そしてChatGPTを活用しつづけることは、いずれ利用する人間の整理力もあげていきます。生成された回答をもとに自分自身の文章を作っていくことで、気がつくと課題の整理や文書の作成がうまくなっています。（アドバイスとして、ChatGPTの回答が経営者や部署の提案・考えと合致するまではそれを再利用しないことです）

見えない大きな敵でなく、頼りになる味方としてChatGPTをつかってみてください。